Dịch vụ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
1. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện:
Thành phần hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện cần chuẩn bị bao gồm:
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện.
– Đơn đề nghị cấp phép tổ chức sự kiện theo mẫu do doanh nghiệp quy định. Lưu ý đối với các chương trình không bán vé cần ghi rõ nội dung “chương trình không bán vé” còn đối với các chương trình bán vé cần nộp kèm maket bán vé.
– Kịch bản nội dung chương trình sự kiện có chữ ký và đóng dấu treo của doanh nghiệp.
– Giấy ủy quyền của doanh nghiệp cho đơn vị tổ chức sự kiện nếu doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức sự kiện.
– Hợp đồng tổ chức sự kiện đối với trường hợp doanh nghiệp thuê công ty sự kiện bên ngoài tổ chức.
– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện do bên cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện soạn thảo: được lập thành 04 bản, 01 bản nộp lên bộ Cục tác quyền, 01 bản nộp lên Sở Văn hóa Thể thao và du lịch, 01 bản bên thuê địa điểm giữ, 01 bản doanh nghiệp giữ.
– Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt đối với các chương trình có văn công, quân nhạc, lực lượng địa phương tham gia: Chuẩn bị 03 bản, 01 bản nộp Cục tác quyền, 01 bản nộp Sở Văn hóa Thể thao Du lịch, 01 bản doanh nghiệp giữ.
– Hợp đồng đặc biệt khác (nếu có).
Ngoài những giấy tờ trên, đối với các sự kiện với chương trình và nội dung khác nhau thì hồ sơ cần có thêm một số giấy tờ khác. Chẳng hạn một số sự kiện phổ biến như sau:
1.1. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức biểu diễn ca nhạc:
– 01 đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật (Mẫu số 01).
– 01 bản nội dung chương trình, tác giả, đạo diễn, người biểu diễn.
– 01 bản nhạc hoặc kịch bản đối với tác phẩm đề nghị công diễn lần đầu (đối với bản nhạc hoặc kịch bản sử dụng tiếng nước ngoài thì phải có bản dịch tiếng Việt và có chứng nhận của công ty dịch thuật).
– 01 bản sao chứng thực quyết định cho phép tổ chức, cá nhân nước ngoài, cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật (đối với chương trình có sự tham gia của tổ chức, cá nhân nước ngoài, cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài).
– 01 bản sao quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Đối tượng lần đầu thực hiện thủ tục hành chính và đối tượng trong quá trình hoạt động đã có hành vi vi phạm quy định tại Điều 6 Nghị định này nộp bản sao có chứng thực hoặc mang bản gốc để đối chiếu).
1.2. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức trình diễn thời trang:
– 01 đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức trình diễn thời trang (Mẫu số 01);
– 01 bản danh mục bộ sưu tập và mẫu phác thảo thiết kế;
– 01 bản sao chứng thực quyết định cho phép tổ chức, cá nhân nước ngoài, cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam trình diễn thời trang (đối với chương trình có sự tham gia của tổ chức, cá nhân nước ngoài, cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài);
– 01 văn bản đồng ý của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi dự định tổ chức trình diễn thời trang (đối với chương trình có sự tham gia của tổ chức nước ngoài);
– 01 bản sao chứng thực quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có chức năng hoạt động văn hóa nghệ thuật.
1.3. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức triển lãm:
– Đơn đề nghị cấp giấy phép triển lãm trong đó ghi rõ nội dung về thời gian, địa điểm dự định triển lãm;
2. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện:
Căn cứ vào tính chất, quy mô của mỗi sự kiện cụ thể mà việc cấp giấy phép tổ chức sự kiện thuộc về một cơ quan có thẩm quyền nhất định.
– Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Văn hóa và Thể thao ở tỉnh/thành phố nơi tổ chức sự kiện thường sẽ là cơ quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ đối với những sự kiện trong nước quy mô vừa và nhỏ.
– Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch, Bộ Công thương hoặc Bộ Thông tin và truyền thông,…thường là cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép đối với những sự kiện có quy mô lớn, thực hiện từ 2 tỉnh/thành phố trở lên.
– Thủ tướng Chính phủ là người đưa ra quyết định cho phép tổ chức đối với những hội nghị, hội hội quốc tế cấp cao có sự tham dự của người đứng đầu, quan chức cấp cao của các quốc gia, tổ chức quốc tế.
3. Trình tự thực hiện xin giấy phép tổ chức sự kiện:
Trình tự để xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đơn vị tổ chức sự kiện cần hoàn thiện hồ sơ theo quy định của pháp luật. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức các sự kiện không giống nhau.
Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền, hạn nộp hồ sơ là 10 ngày làm việc trước ngày diễn ra sự kiện. Đối với các sự kiện biểu diễn thời trang, các trang phục được sử dụng trong sự kiện phải được duyệt phác thảo trước ít nhất 30 ngày làm việc trước ngày diễn ra sự kiện. Có thể nộp thông qua các hình thức như:
– Nộp hồ sơ trực tiếp tới trụ sở của cơ quan có thẩm quyền;
– Nộp hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính;
– Nộp hồ sơ thông qua cổng dịch vụ công nếu cơ quan có thẩm quyền áp dụng hình thức tiếp nhận hồ sơ này.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, thẩm định, giải quyết hồ sơ và cấp Giấy phép tổ chức sự kiện nếu hồ sơ đáp ứng đủ yêu cầu. Trường hợp không cấp Giấy phép thì cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trong một số trường hợp đặc biệt, trước khi quyết định có cấp hay không cấp Giấy phép tổ chức sự kiện thì cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu duyệt chương trình, hoặc lấy ý kiến của các cơ quan ban ngành có liên quan.
Bước 4: Đơn vị tổ chức nhận kết quả là Giấy phép tổ chức hội nghị/hội thảo.
– Danh mục tác phẩm, tác giả; đối với triển lãm mỹ thuật phải ghi rõ chất liệu, kích thước tác phẩm, ảnh tác phẩm kích thước từ 9 x 12 cm trở lên; đối với triển lãm ảnh phải ghi rõ kích thước tác phẩm;
– Mẫu giấy mời, catalog giới thiệu nội dung triển lãm;
– Bản cam kết khi tổ chức triển lãm không vi phạm các quy định cấm tại Điều 3 Nghị định 103/2009/NĐ-CP;
– Các văn bản có liên quan bằng tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch bằng tiếng Việt Nam.
Lưu ý:
– Đối với các chương trình khuyến mãi hay bốc thăm trúng thưởng, cần có đơn đề nghị cấp phép nộp lên Sở Công Thương.
– Đối với các sự kiện là giải đấu phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải, Hợp đồng/Biên bản ghi nhớ với đơn vị phối hợp thực hiện.
– Tất cả các loại giấy tờ được đóng dấu giáp lai, ghi chú rõ nộp lưu chiểu ở phần nơi nhận.
4. Dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện của công ty Văn phòng Luật sư Trương Quyền - Chi nhánh Davilaw :
- Các tư vấn, hỗ trợ khi bạn sử dụng dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Hà Nội của Văn phòng Luật sư Trương Quyền - Chi nhánh Davilaw .
– Tư vấn các quy định của pháp luật liên quan đến vấn đề xin giấy phép tổ chức sự kiện
– Tư vấn trình tự, thủ tục thực hiện xin giấy phép tổ chức sự kiện
– Hướng dẫn khách hàng cung cấp thông tin cần thiết để hoàn thiện hồ sơ xin giấy phép
– Soạn thảo hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện
– Thay mặt khách hàng tiến hành các thủ tục khi làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền
– Tư vấn các vấn đề khác liên quan đến việc xin giấy phép tổ chức sự kiện.
- Quy trình cung cấp dịch vụ xin cấp phép tổ chức sự kiện của Văn phòng Luật sư Trương Quyền - Chi nhánh Davilaw :
– Bước 1: Tiếp nhận thông tin, tư vấn sơ bộ, đánh giá vụ việc và báo giá cho khách hàng.
– Bước 2: Nếu khách hàng đồng ý với báo giá và tư vấn, Văn phòng Luật sư Trương Quyền - Chi nhánh Davilaw sẽ tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý.
– Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ bản cứng, tiến hành soạn thảo hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, cho khách hàng ký hồ sơ.
– Bước 4: Đại diện theo uỷ quyền để nộp hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
– Bước 5: Sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có). Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị tài liệu bổ sung (nếu có).
– Bước 6: Nhận kết quả và bàn giao kết quả cho khách hàng, kết thúc dịch vụ.