Các thủ tục bắt buộc và khuyến nghị về quản trị doanh nghiệp sau khi thành lập công ty tại Việt Nam

Việc nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (“GCNĐKDN”) mới chỉ là bước khởi đầu cho hành trình kinh doanh của các nhà đầu tư tại Việt Nam. Để một pháp nhân chính thức đi vào hoạt động một cách hợp pháp, an toàn và tối ưu, các nhà điều hành cần hoàn thiện một chuỗi các thủ tục hành chính, tài chính và lao động ngay sau thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trên thực tế, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, quy mô kinh doanh, cơ cấu sở hữu vốn hoặc tình trạng pháp lý của nhà đầu tư, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thêm nhiều thủ tục chuyên ngành khác theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp hoạt động trong ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc được phép ngay lập tức đưa hoạt động kinh doanh vào vận hành. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp có thể phải đáp ứng các điều kiện pháp lý bổ sung và xin cấp các loại giấy phép, chứng nhận hoặc văn bản chấp thuận chuyên ngành trước khi chính thức hoạt động, chẳng hạn như giấy phép kinh doanh, giấy phép môi trường, giấy phép phòng cháy và chữa cháy hoặc các loại giấy phép chuyên ngành khác tùy từng lĩnh vực.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức tín dụng, doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán hoặc các chủ thể hoạt động trong những lĩnh vực được quản lý chuyên ngành cũng có thể phải tuân thủ các quy định riêng về báo cáo, quản trị nội bộ, điều kiện hoạt động và chế độ cấp phép theo pháp luật chuyên ngành. Do đó, trước khi đưa doanh nghiệp vào vận hành chính thức, nhà đầu tư nên rà soát kỹ các điều kiện pháp lý áp dụng đối với ngành nghề dự kiến kinh doanh hoặc tham vấn ý kiến của các chuyên gia pháp lý để bảo đảm việc tuân thủ được thực hiện đầy đủ và đúng quy định.

Bài viết dưới đây chỉ liệt kê các thủ tục hậu thành lập mà các doanh nghiệp tại Việt Nam cần lưu ý nhằm tránh các rủi ro pháp lý và các khoản phạt hành chính không đáng có. Do đó, cần lưu ý rằng các nội dung được đề cập trong bài viết chỉ mang tính chất tổng quát, khái quát hóa các nghĩa vụ pháp lý cơ bản áp dụng đối với phần lớn doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

1. Nhóm thủ tục Hành chính - Pháp lý bắt buộc

Theo các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, doanh nghiệp mới thành lập phải hoàn thành ngay các nghĩa vụ sau:

• Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp GCNĐKDN, doanh nghiệp phải tiến hành đăng công bố nội dung đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Treo biển hiệu tại trụ sở chính: Doanh nghiệp bắt buộc phải làm biển hiệu và gắn tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. 
• Khắc con dấu và ban hành Quyết định sử dụng dấu: Một điểm tiến bộ lớn của Luật Doanh nghiệp 2020 là doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh nữa; mà thay vào đó, doanh nghiệp có toàn quyền tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu, sau đó ban hành quyết định nội bộ để sử dụng con dấu.
• Góp đủ vốn điều lệ đăng ký: Các thành viên/cổ đông sáng lập phải góp đủ số vốn đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp GCNĐKDN. Nếu quá thời hạn này mà chưa góp đủ, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ (giảm vốn) trong vòng 30 ngày tiếp theo.

2. Nhóm nghĩa vụ Tài chính - Thuế bắt buộc

Đây là nhóm thủ tục phức tạp, dễ xảy ra sai sót và cần sự phối hợp chặt chẽ của bộ phận kế toán hoặc các bên dịch vụ về kế toán như sau:

• Mua Chữ ký số (Token) và đăng ký tài khoản Thuế điện tử: Chữ ký số là công cụ bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế, nộp thuế trực tuyến và giao dịch điện tử với các cơ quan thuế.
• Mở tài khoản ngân hàng và cập nhật thông tin: Doanh nghiệp mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng thương mại. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày có tài khoản, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế với Phòng Đăng ký kinh doanh (thay vì thông báo trực tiếp với cơ quan thuế như trước đây).
• Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và nộp Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.

3. Nhóm thủ tục Lao động và Bảo hiểm xã hội (BHXH)

Khi doanh nghiệp bắt đầu tuyển dụng và vận hành nhân sự, hai đầu việc sau cần được thực hiện một cách đầy đủ và nhanh chóng để tránh các rủi ro pháp lý về lao động:

• Lập sổ quản lý lao động và xây dựng hệ thống thang bảng lương: Doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động (bằng giấy hoặc bản điện tử) trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
• Đăng ký BHXH lần đầu cho người lao động: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức với nhân sự thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp phải hoàn thiện hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu cho nhân viên theo Quyết định 772/QĐ-BHXH.

4. Các khuyến nghị về quản trị doanh nghiệp sau khi thành lập

Bên cạnh việc hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý bắt buộc như đã nói ở trên, doanh nghiệp cũng nên xây dựng ngay từ đầu một hệ thống quản trị nội bộ rõ ràng nhằm hạn chế tranh chấp giữa các thành viên, kiểm soát rủi ro pháp lý và tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài. Các nhà đầu tư có thể tham khảo các hoạt động được liệt kê dưới đây để tăng cao tính quản trị và tuân thủ cho doanh nghiệp.

4.1. Ban hành đầy đủ các quy chế quản trị nội bộ

Ngay sau khi được thành lập, doanh nghiệp nên rà soát và ban hành các quy chế nội bộ phù hợp với mô hình tổ chức và quy mô hoạt động, chẳng hạn như: Quy chế quản lý và sử dụng con dấu; quy chế quản lý tài chính và phê duyệt chi phí; quy chế ký kết hợp đồng; quy chế phân cấp, phân quyền giữa người đại diện theo pháp luật, Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc; quy chế quản lý hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp... Việc chuẩn hóa các quy trình nội bộ giúp doanh nghiệp hạn chế các quyết định vượt thẩm quyền, đồng thời tạo cơ sở pháp lý rõ ràng khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra từ cơ quan có thẩm quyền.

4.2. Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống lưu trữ đầy đủ và khoa học đối với các hồ sơ pháp lý quan trọng bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Điều lệ công ty; Hồ sơ góp vốn của thành viên hoặc cổ đông; Biên bản họp và nghị quyết của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông; Hợp đồng quan trọng; Hồ sơ lao động, bảo hiểm xã hội; Hồ sơ kế toán và thuế.

Việc lưu trữ đầy đủ không chỉ đáp ứng yêu cầu của pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp thuận lợi trong quá trình kiểm toán, thanh tra, gọi vốn hoặc thực hiện các giao dịch mua bán, sáp nhập (M&A).

4.3. Thường xuyên rà soát việc tuân thủ pháp luật

Sau khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế theo dõi các nghĩa vụ pháp lý định kỳ, chẳng hạn như: kê khai và nộp thuế đúng thời hạn; báo cáo về lao động theo quy định; đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khi có biến động; gia hạn các giấy phép kinh doanh có điều kiện (nếu có); rà soát hợp đồng và hồ sơ nội bộ để bảo đảm tính tuân thủ.Việc chủ động kiểm tra định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các rủi ro pháp lý và tránh các chế tài xử phạt hành chính.

4.4. Chuẩn bị nền tảng pháp lý cho quá trình mở rộng hoạt động

Đối với các doanh nghiệp có định hướng tăng trưởng hoặc thu hút nhà đầu tư trong tương lai, việc chuẩn hóa hồ sơ quản trị ngay từ giai đoạn đầu sẽ mang lại nhiều lợi thế. Một hệ thống hồ sơ minh bạch, đầy đủ cùng cơ chế quản trị rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi thực hiện các thủ tục tăng vốn điều lệ, tiếp nhận nhà đầu tư mới, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc tham gia các giao dịch đầu tư, sáp nhập và mua bán doanh nghiệp (M&A).

5. Kết luận

Hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp mới chỉ là bước khởi đầu của quá trình vận hành doanh nghiệp. Để hoạt động ổn định và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về đăng ký, thuế, lao động và bảo hiểm xã hội ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, việc xây dựng một hệ thống quản trị nội bộ bài bản, lưu trữ hồ sơ đầy đủ và chủ động kiểm soát rủi ro pháp lý sẽ tạo nền tảng vững chắc cho quá trình phát triển lâu dài, mở rộng quy mô và thu hút các cơ hội đầu tư trong tương lai.