Cải cách thủ tục cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Để đáp ứng yêu cầu cấp thiết của nền kinh tế trong kỷ nguyên số và thu hút dòng vốn đầu tư chất lượng cao, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có hiệu lực từ ngày 07/08/2025. Văn bản này đánh dấu một bước chuyển dịch quan trọng trong tư duy quản lý hành chính, thay thế và sửa đổi căn bản các quy định trước đó tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.

Nhằm giúp các doanh nghiệp, tổ chức và nhà đầu tư chủ động nắm bắt lộ trình pháp lý mới, Davilaw xin phân tích chi tiết những thay đổi mang tính đột phá của Nghị định 219/2025/NĐ-CP trong bài viết dưới đây.

1. Thay đổi về Thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động

Một trong những "điểm nghẽn" hành chính lớn nhất trước đây là quy trình hai bước độc lập: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, chờ cơ quan thẩm quyền phê duyệt văn bản chấp thuận, sau đó mới tiến hành nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động (GPLĐ). Quy trình tách rời này thường kéo dài tổng thời gian chuẩn bị và xét duyệt thực tế của doanh nghiệp.

Giải quyết triệt để vấn đề này, Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã chính thức tích hợp khâu giải trình nhu cầu lao động vào thẳng hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ. Theo quy định mới, bộ hồ sơ chuẩn chỉnh bao gồm:

1. Văn bản tổng hợp: Báo cáo giải trình nhu cầu kết hợp đề nghị cấp GPLĐ (thực hiện theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm Nghị định).
2. Giấy khám sức khỏe: Do tổ chức y tế có thẩm quyền cấp. Đáng chú ý, doanh nghiệp được miễn nộp bản giấy nếu kết quả đã được số hóa và đồng bộ trên Hệ thống thông tin quản lý khám bệnh hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Nếu sử dụng chứng nhận sức khỏe từ nước ngoài, tài liệu này chỉ hợp pháp khi có điều ước/thỏa thuận công nhận lẫn nhau giữa Việt Nam và quốc gia đó, đồng thời thời hạn không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
3. Hộ chiếu: Bản sao còn thời hạn pháp lý theo quy định.
4. Phiếu lý lịch tư pháp (LLTP): Được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Quy trình này cũng được miễn trừ đính kèm bản cứng nếu doanh nghiệp thực hiện thông qua cơ chế liên thông thủ tục hành chính điện tử.
5. Ảnh chân dung: 02 ảnh màu kích thước 4x6 cm, nền trắng, không đeo kính.
6. Tài liệu chứng minh hình thức làm việc và năng lực: Văn bản bổ nhiệm, quyết định cử sang làm việc của công ty mẹ (yêu cầu đã làm việc tại công ty mẹ tối thiểu 12 tháng liên tục đối với diện dịch chuyển nội bộ hoặc 24 tháng đối với nhà cung cấp dịch vụ); các giấy tờ chứng minh tư cách Chuyên gia, Lao động kỹ thuật, Nhà quản lý hoặc Giám đốc điều hành theo luật định.

Lưu ý đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ: Người nước ngoài giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần, hoặc chủ sở hữu/thành viên công ty TNHH có mức vốn góp dưới 3 tỷ đồng bắt buộc phải nộp thêm tài liệu chứng minh năng lực/tư cách quản lý phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhiệm.

2. Rút ngắn thời gian xét duyệt và tối ưu hóa thẩm quyền quản lý

Việc gộp hai thủ tục hành chính lớn dẫn đến sự thay đổi căn bản về mặt thời gian và cơ quan xử lý hồ sơ:

Quy trình xử lý một cửa trong 10 ngày làm việc

Kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ từ phía doanh nghiệp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm thẩm định đồng thời cả hai nội dung: Phê duyệt nhu cầu sử dụng lao động và cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài trong vòng 10 ngày làm việc. Trường hợp từ chối, cơ quan chức năng phải phản hồi bằng văn bản ghi rõ lý do cụ thể trong vòng 03 ngày làm việc.

Sự điều chỉnh này mang lại tính dự báo cao hơn cho doanh nghiệp so với cơ chế cũ tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP (vốn chỉ quy định thời gian cấp phép là 5 ngày nhưng chưa bao gồm thời gian xét duyệt giải trình nhu cầu ở giai đoạn trước đó).

Phân cấp thẩm quyền triệt để về địa phương

Nghị định 219/2025/NĐ-CP chuyển giao toàn bộ thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi GPLĐ về cho Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc (bao gồm cả trường hợp làm việc tại các văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp).

Đặc biệt, đối với trường hợp người nước ngoài di chuyển liên tục, làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố khác nhau, UBND cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính sẽ là cơ quan đầu mối duy nhất đứng ra xử lý hồ sơ. Cơ chế này xóa bỏ hoàn toàn sự lúng túng của doanh nghiệp khi phải thực hiện thủ tục tại nhiều địa phương như trước đây. UBND cấp tỉnh cũng có toàn quyền chủ động phân cấp cho các cơ quan chuyên môn trực thuộc thực hiện để tăng tốc độ xử lý.

3. Mở Rộng Diện Miễn Giấy Phép Lao Động Cho Các Ngành Công Nghệ Mũi Nhọn

Để đón đầu làn sóng dịch chuyển chuỗi cung ứng toàn cầu trong các lĩnh vực công nghệ cao như trí tuệ nhân tạo (AI), công nghiệp bán dẫn và chuyển đổi số, Chính phủ đã bổ sung một chính sách mang tính đột phá.

Theo đó, người lao động nước ngoài vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và các ngành kinh tế ưu tiên phát triển kinh tế - xã hội sẽ được xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động nếu có sự xác nhận từ các Bộ, cơ quan ngang Bộ hoặc UBND cấp tỉnh.

Quy định này đứng cạnh danh sách các trường hợp miễn GPLĐ truyền thống được giữ vững và chuẩn hóa bao gồm:

1. Các trường hợp theo quy định tại các khoản 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 154 Bộ luật Lao động.
2. Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn sở hữu giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên vào Công ty TNHH.
3. Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên tại Công ty cổ phần.
4. Chuyên gia, nhân sự nước ngoài vào cung cấp dịch vụ tư vấn kỹ thuật, quản lý các dự án ODA đã được ký kết chính thức.
5. Phóng viên, nhà báo nước ngoài được Bộ Ngoại giao Việt Nam xác nhận hoạt động thông tin báo chí.
6. Nhân sự được cử sang giảng dạy hoặc quản lý tại các cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức quốc tế thành lập tại Việt Nam.

4. Khuyến Nghị Pháp Lý Dành Cho Doanh Nghiệp 

Nghị định 219/2025/NĐ-CP thể hiện rõ tinh thần cắt giảm thủ tục hành chính nhưng đồng thời siết chặt tính chịu trách nhiệm và tính đồng bộ thông tin của doanh nghiệp. Để quá trình chuyển tiếp diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Rà soát lại tiêu chuẩn chức danh: Đặc biệt là nhóm quản lý, chủ đầu tư tại các doanh nghiệp có số vốn dưới 3 tỷ đồng cần chuẩn bị kỹ tài liệu chứng minh năng lực để tránh bị từ chối khi nộp hồ sơ tích hợp.
2. Tận dụng tối đa dữ liệu điện tử: Chủ động kiểm tra hệ thống cơ sở dữ liệu y tế trực tuyến và liên thông lý lịch tư pháp để giảm tải việc chuẩn bị giấy tờ bản cứng từ nước ngoài hoặc từ các cơ quan tư pháp địa phương.
3. Xác định đúng thẩm quyền: Với các tập đoàn, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh/văn phòng ở nhiều tỉnh thành, cần xác định rõ mô hình phân bổ nhân sự để nộp hồ sơ tại UBND cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính hoặc nơi làm việc thực tế cho chính xác.

Khuyến cáo: Bài viết mang tính chất tham khảo kiến thức pháp luật chuyên vụ tại thời điểm ban hành. Quy định chi tiết có thể thay đổi tùy thuộc vào hướng dẫn áp dụng thực tế của từng địa phương. Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn chuyên sâu và thực hiện thủ tục trọn gói vui lòng liên hệ trực tiếp với đội ngũ Luật sư của chúng tôi để được hỗ trợ tối ưu nhất.