1. Thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Quy trình và thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp mới được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

- Hồ sơ cần chuẩn bị: Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp (Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân...), người thành lập doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu cơ bản sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

• Điều lệ công ty.

• Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập và đặc biệt phải bổ sung Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (đối với công ty TNHH, công ty Cổ phần, công ty Hợp danh).

• Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân (Thẻ căn cước/Hộ chiếu) hoặc tổ chức góp vốn.

- Thực hiện nộp: Nộp bản giấy trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

CSPL: Khoản 1 Điều 9 và Khoản 1 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

- Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan nhà nước tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thông tin đầu vào và cấp giấy biên nhận cho người nộp..

CSPL: Khoản 3 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

- Bước 3: Xử lý hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

 Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp, cơ quan sẽ cấp Giấy chứng nhận. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, sẽ có thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

CSPL: Khoản 1 Điều 33 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

2. Thủ tục về sửa đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về nội dung đăng ký kinh doanh (như đổi tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn, cổ đông/thành viên...), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và thông báo thay đổi nội dung đăng ký

- Hồ sơ cần chuẩn bị: Doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi có thay đổi một trong các nội dung sau đây: a) Ngành, nghề kinh doanh; b) Cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài...; c) Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp...; d) Nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp." và "Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới. Do đó, tùy thuộc vào nội dung thay đổi, hồ sơ chung thường bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

• Bản sao hợp lệ hoặc bản chính nghị quyết/quyết định và biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền trong công ty (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, hoặc Chủ sở hữu công ty) về việc thay đổi thông tin.

• Các giấy tờ chứng minh khác (nếu có, ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng vốn, giấy tờ xác nhận việc góp vốn...).

CSPL: Khoản 1 Điều 31 Luật Doanh nghiệp (sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 13 Điều 1 Luật số 76/2025/QH15) và Khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (ví dụ với trường hợp đổi trụ sở).

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ sửa đổi

Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, trao giấy tiếp nhận.  Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ thẩm định và cấp Giấy chứng nhận mới hoặc cập nhật thông tin thay đổi vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.

CSPL: Khoản 3 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

3. Lưu ý dành cho doanh nghiệp

Để quá trình đăng ký và vận hành diễn ra suôn sẻ, đúng luật, doanh nghiệp cần lưu tâm đặc biệt đến các điểm mới và nguyên tắc cốt lõi sau:

- Tự kê khai, tự chịu trách nhiệm về hồ sơ: Cơ quan nhà nước không chịu trách nhiệm về tính trung thực của hồ sơ. Mọi hành vi kê khai giả mạo sẽ bị xử lý nghiêm.

CSPL: Khoản 1 và Khoản 3 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

- Bắt buộc kê khai "Chủ sở hữu hưởng lợi": Điểm mới cực kỳ quan trọng là doanh nghiệp (trừ công ty niêm yết) bắt buộc phải xác định và kê khai thông tin cá nhân nắm quyền sở hữu/chi phối thực sự. Dữ liệu này dùng để phục vụ công tác phòng, chống rửa tiền.

CSPL: Khoản 11 Điều 1 Luật số 76/2025/QH15 (sửa đổi, bổ sung Điều 25 Luật Doanh nghiệp).

- Nghiêm cấm kê khai khống vốn điều lệ: Việc đăng ký mức vốn cao nhưng không góp đủ tiền và không làm thủ tục giảm vốn là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng.
CSPL: Khoản 5 Điều 1 Luật số 76/2025/QH15 (sửa đổi, bổ sung Khoản 5 Điều 16 Luật Doanh nghiệp).

- Yêu cầu hợp pháp hóa ngôn ngữ tài liệu: Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp hoặc có tiếng nước ngoài bắt buộc phải dịch thuật.
CSPL: Khoản 1 và Khoản 2 Điều 10 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.